Der/ die Creative Producer ist für Organisation, Koordination und Kommunikation im Dokumentarfilmprojekt verantwortlich. Er/ sie unterstützt die Regie, behält die Übersicht über Zeitplan, Finanzen und Abläufe, stellt Produktionsunterlagen zusammen und ist zentrale/r Ansprechpartner/in für Team, Hochschule und externe Partner.

• Einrichtung von Kommunikationskanälen (z. B. Discord, WhatsApp, Cloud Ordner für geteilte Dokumente/ Arbeitsmaterialien)
• Unterstützung bei Teambildung und Kommunikation (z.B wöchentliche Treffen)
• Kontinuierliche Information des Teams über Projektfortschritte

• Unterstützung der Regie bei Thema des Films, Dramaturgie, Protagonisten-Kontakt
• Gemeinsames Besichtigen der möglichen Drehorte (dabei Überprüfung produktionstechnischer Aspekte wie Strom, Anfahrt, Toiletten, Genehmigungen)

Ist das Thema des Dokumentarfilms final, wird gemeinsam mit dem Team das Production Package erstellt. Beispielsweise:

• Regie: inhaltliche Texte zur Synopsis, Logline und Writer’s Note
• Bildgestaltung: erste Moods, technische Herangehensweise
• Creative Producer: erster Zeitplan für das kommende Produktionssemester (Absprache mit Team für benötigte Zeiten der einzelnen Aufgaben)

• Erstellung und Pflege eines Kalkulationsplans (mögliche Ausgaben vs. tatsächliche Ausgaben)
• Koordination möglicher Finanzierungsquellen:
• HdM-Zuschuss (in Absprache mit Dozent*in/ Technischen Angestellten, kann variieren, Abhängig von Teamgröße)
• Förderverein der HdM (https://www.hdm-foerderverein.de/) (Zuschuss ist Fehlbedarfsfinanzierung, Antrag inkl. Production Package, Kalkulation, Begründung für Förderung in Bezug auf Werte der HdM, Fristen beachten)
• Sponsoren (z.B Verleih von Equipment, Catering, themennahe Partner für finanziellen Zuschuss)

• Kontoeröffnung bei der Finanzabteilung
• Benötigtes Formular: Anzeige Drittmittel-Projekt
• Zuteilung der Projektnummer
• Verwaltung projektbezogener Gelder (HdM-Zuschuss, Förderverein)
• Sponsoren wichtig falls diese eine Spendenquittung benötigen (Ausstellung über Finanzabteilung, z.B wenn Gegenleistung eine Logoplatzierung ist)
• Abrechnung möglicher Kosten (z. B. Equipment, Sprit → benötigt Fahrtenbuch)
• Dafür: Alle Rechnungen müssen HdM als Rechnungsadresse haben
• Nicht abrechenbar: z. B. Catering → separates (privates) Konto empfohlen

• Organisation und Leitung der wöchentlichen Meetings
• Erstellung Agenda (Absprache Team)
• Versand der Agenda vorab an Dozent*in (min. Vortag), Upload auf Moodle (inkl. Protokoll)

2.4 Verträge

  • Erstellung und Verwaltung aller relevanten Verträge:
      ◦ Motivverträge für Drehgenehmigungen (zur Sicherheit auch beim Dreh dabei haben falls kurzfristig neue Motive dazukommen)
      ◦ Protagonisten: Vertrag für Filmschaffende
      ◦ alle anderen zu sehenden Personen: Vertrag für Abtretung der Bildrechte (wird gemeinsam mit Dozent*in erstellt, am Dreh verfügbar haben)

2.5 Technik- und Teamlisten

  • Technikliste: Vor Dreh mit Technischen Angestellten
  • Upload aller Listen (Team, Technik) auf Moodle

2.6 Produktionshandbuch & Tagesdisposition

  • PHB: Durchgang und Unterschrift vor Drehbeginn gemeinsam mit Dozent*in
  • Erstellung der Tagesdispo (inkl. Set-Infos, Sicherheitsangaben, Ablauf etc.)
  • Auszug aus PHB anfügen, Tagesverlauf und Sicherheit prüfen
  • mind. am Vortag an Dozent*in und nach Freigabe ans Team   und Technische Angestellte schicken
  • Wichtig: Arbeitszeiten beachten und einhalten
  • ggf. Catering organisieren

2.8 Tagesbericht

  • Erstellung und Versand nach jedem Drehtag an Dozent*in und Technische Angestellte
  • Inhalt: Zusammenfassung des Drehtages, Abweichungen Dispo, Drehverhältnis, Lagerung des Equipments etc.

3. Postproduktion

3.1 Organisation

  • Aufgabenverteilung im Team
  • Equipement Rückgabe mit Technischen Angestellten absprechen
    
  • Koordination von Zeitplan, Abnahmen im Weekly und Deadlines (Rohschnitt Lock, Picture Lock)
  • Evtl. externe Mitwirkende einbinden (z. B. Sounddesign, Grading) – im Weekly abstimmen
  • Organisation von Feedbackschleifen
  • Screening Termin mit Protagonisten
  • Test-Screenings organisieren und Umfrage für Feedback erstellen
  • Planung von Plakat, Festivalstrategie (ggf. Anrechnung über Content Development), Untertitel, Credits und Präsentation für das Kolloquium
  • Organisation und Anmeldung Media Night (Projekt bei der Stage registrieren)

3.2 Versicherungen

  • Abschluss von Unfall- und Produktionshaftpflichtversicherung (Formular) (insgesamt, mit Namensliste)
  • Formular an betreuenden Dozenten zur Unterschrift, anschließend an Boris Michalski

3.4 Finanzabschluss

  • Kalkulationsplan abschließen
  • Projektbezogene Rechnungen über das HdM-Projektkonto abrechnen
  • Erforderlich: Rechnung + ausgefülltes Formular „Anlage zur Rechnung“ an Finanzabteilung